Doğru ERP Seçimi Nasıl Yapılır? İşletmeniz İçin Kontrol Listesi

ERP Neden Kritik Bir Karardır?

ERP (Enterprise Resource Planning), işletmenin tüm iş süreçlerini tek bir platformda birleştiren yazılım sistemidir. Finans yönetimi, faturalama, stok takibi, üretim planlaması, CRM, bordro, raporlama gibi çok sayıda modülü tek bir merkezde toplar. Bu yüzden ERP, sadece bir yazılım yatırımı değil, işletmenizin operasyonel omurgası haline gelir.

ERP seçiminde yapılacak yanlış bir tercih:

• Süreçleri yavaşlatır

• Yanlış raporlar üretir

• Çalışan verimini düşürür

• Rekabet avantajını zedeler

Bu nedenle “ERP seçimi” bir teknik detay işi olmayıp stratejik bir karardır.

Bölüm 1: ERP Seçiminde İlk Adım — İhtiyaç Analizi

Bir ERP sistemine karar vermeden önce en önemli adım ihtiyaçlarınızı net tanımlamaktır.

✔ İşletme Büyüklüğü ve Sektör

• Küçük bir işletme mi?

• Orta ölçekli üretici mi?

• Çok şubeli ticaret firması mı?

• Hizmet sektöründe mi faaliyet gösteriyorsunuz?

Her bir yapının ihtiyaçları farklıdır.

✔ Mevcut Süreç Haritalama

ERP seçimi sırasında şu sorulara cevap arayın:

• Fatura süreçleriniz nasıl işliyor?

• Stok takibi yapıyor musunuz?

• Üretim planlaması gerekiyor mu?

• Personel ve bordro süreçleri merkezileşmeli mi?

• CRM ve satış sonrası süreçleriniz var mı?

Bu soruların cevapları size hangi modüllere ihtiyacınız olduğunu söyler.

Bölüm 2: ERP’de Modülerlik ve Esneklik

ERP’nin en önemli özelliklerinden biri modülerliktir. Çünkü her işletme aynı modülleri kullanmak zorunda değildir.

🧩 Modüler Olmayan Sistemlerin Dezavantajı

• Başlangıçta gereksiz modüllerle ödeme

• Sistem karmaşası

• Kullanıcı adaptasyon problemleri

🧠 Modüler Sistemlerde Avantaj

• Sadece ihtiyacın kadar ödeme

• Gerektikçe yeni modül ekleme

• Yeni süreçlere kolay adaptasyon

Öneri: ERP seçimi yaparken mutlaka modüler ve esnek bir yapıyı tercih edin.

Bölüm 3: Kullanıcı Deneyimi ve Eğitim

ERP’nin teknik gücü kadar kullanım kolaylığı da önemlidir.

🖥️ Kullanıcı Arayüzü

• Karmaşık mı?

• Öğrenmesi kolay mı?

• Sürükle-bırak destekli mi?

• Raporlama ekranları net mi?

Kullanıcı deneyimi iyi olmayan bir ERP, verimlilik yerine frustrasyon yaratır.

🧑‍🏫 Eğitim ve Onboarding

ERP’nin devreye alınması sürecinde:

• Kullanıcı eğitimi var mı?

• Rehber videolar / dökümantasyon var mı?

• Canlı destek sağlanıyor mu?

gibi sorulara net cevap almanız lazım.

Bölüm 4: Veri Geçişi ve Başlangıç Dönemi

ERP seçiminin en kritik aşamalarından biri mevcut verilerin yeni sisteme aktarılmasıdır.

📦 Veri Migrasyonu

Mevcut sistemden (Excel, eski ERP, başka yazılımlar) veri aktarmak zor bir iştir.
ERP sağlayıcısı:

• Veri migrasyon hizmeti veriyor mu?

• Otomatik aktarım araçları var mı?

• Veri doğrulama süreçleri nasıl?

Bu soruların cevabı seçimde belirleyicidir.

🚦 Başlangıç Dönemi

ERP’ye geçiş:

• Kaos yaratabilir

• Biraz zaman alabilir
  Bu yüzden geçiş planı:

• Pilot kullanıcı grubu

• Kademeli geçiş

• Sorumluluk sahibi ekip

şeklinde olmalıdır.

Bölüm 5: Teknik Altyapı ve Entegrasyonlar

Modern ERP’ler sadece kendi içinde değil, başka servislerle de entegre çalışmalıdır.

🔗 Entegrasyon Örnekleri

• Banka entegrasyonları

• E-fatura / e-arşiv

• POS sistemleri

• API ile dış sistem bağlantısı

ERP’nin bu entegrasyonları desteklemesi verimlilik açısından kritik önemdedir.

Bölüm 6: Destek ve SLA (Hizmet Seviyesi Anlaşması)

Seçtiğiniz ERP’nin

• Müşteri desteği nasıl çalışıyor?

• Çağrı merkezi / ticket sistemi var mı?

• 7/24 destek sağlanıyor mu?

• SLA nedir?

gibi soruların cevapları işin sürekliliğini sağlar.

Yanlış ERP seçimi değil, yetersiz destek işletmeyi sıkıntıya sokar.

Bölüm 7: Güvenlik ve Veri Koruma

ERP’de saklanan veriler:

• Finansal veriler

• Personel verileri

• CRM ve müşteri bilgileri

olduğu için güvenlik hayati önemdedir.

🔐 Güvenlik Kontrolleri

• Şifreleme

• Erişim kontrolü

• Loglama

• Yedekleme

gibi unsurlar net olarak tanımlanmalıdır.

Ayrıca KVKK ve GDPR gibi yasal gerekliliklerle uyumlu bir çözüm seçmek riskleri azaltır.

Bölüm 8: Maliyet Analizi – TCO (Toplam Sahip Olma Maliyeti)

ERP fiyatı sadece “ilk satın alma” değildir.

📊 Göz önünde bulundurulması gerekenler:

• Lisans ücreti

• Kullanıcı başına ödeme

• Modül ücretleri

• Eğitim maliyeti

• Destek / bakım ücreti

• Veri migrasyonu maliyeti

• Entegrasyon maliyeti

Toplam maliyeti hesaplarken bu kalemleri mutlaka dikkate almalısın.

Bölüm 9: Sık Yapılan Hatalar ve Önlemler

❌ Sadece Fiyata Bakmak

Kalite, destek, güvenlik ve uzun vadeli maliyetler fiyatın önünde gelmelidir.

❌ Kısa Vadeli Düşünmek

ERP, 1–2 yıllık değil, 5–10 yıllık bakışla seçilmelidir.

❌ Teknik Terimlere Takılmak

ERP’nin kullanıcı tarafı, adaptasyon kolaylığı ve sonuç odaklılığı önce gelir.

Bölüm 10: ERP Değerlendirme Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeleri bir tabloda işaretleyerek değerlendirme yapabilirsin:

• Modüler mi?

• Bulut tabanlı mı?

• Mobil desteği var mı?

• Entegrasyon var mı?

• API desteği var mı?

• Raporlama yeterli mi?

• Eğitim ve destek var mı?

• Veri migrasyonu hizmeti sunuluyor mu?

• Güvenlik kontrolleri yeterli mi?

• SLA mevcut mu?

• Yasal gerekliliklerle uyumlu mu (KVKK / GDPR)?

• Toplam sahip olma maliyeti hesaplandı mı?

Bölüm 11: ERP Seçimi İçin Uygulamalı Örnek Senaryo

Diyelim ki bir işletme:

Durum:

• 40 çalışan

• Üretim + satış

• Fatura, stok, finans ve bordro ihtiyaçları var

Yanlış Seçim

Sadece fatura + stok odaklı, modüler olmayan küçük bir sistem seçmek → süreç karmaşası, veri kayıpları

Doğru Seçim

Modüler, bulut, üretim + finans + bordro + CRM dahil bir sistem → süreç entegrasyonu, raporlama, performans artışı

Bölüm 12: ERP Seçiminde Son Adım – Demo ve Satın Alma

ERP sağlayıcıları ile mutlaka:

• Demo talep et

• Test hesapları aç

• Kullanıcı gruplarıyla test et

• Fiyat teklifi al

• Referans iste

şeklinde ilerlemek gerekir.

WebOfis ile Doğru ERP Kararı

WebOfis, Türkiye’ye özel bulut tabanlı ERP çözümüdür:

• Modüler yapı

• Finans, üretim, bordro, CRM

• Esnek raporlama

• Güçlü destek sistemi

ile uzun vadeli işletme ihtiyaçların için ideal bir seçimdir.

👉 WebOfis ile ERP seçimini doğru yapın; işletmenizi geleceğe taşıyın.